Databeskyttelse
 
Databeskyttelse

Skive Kommune har fokus på at beskytte data om borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har Skive Kommune en databeskyttelsesrådgiver, som skal holde øje med, om kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis. 

For at vi som kommune kan levere vores kommunale services og ydelser har vi brug for relevante informationer. Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere. 

Har du spørgsmål til Skive Kommunes håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at kommunen har lækket persondata, eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.

Hvad er dine rettigheder?

 

Som registreret har du følgende rettigheder efter databeskyttelsesforordningen:

  • Ret til orientering om indsamling m.v. af oplysninger (artikel 13 og 14)
  • Ret til indsigt i behandlede oplysninger (artikel 15)
  • Ret til berigtigelse (artikel 16)
  • Ret til sletning (artikel 17)
  • Ret til begrænsning af behandling (artikel 18)
  • Ret til underretning i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling (artikel 19)
  • Ret til dataportabilitet (artikel 20)
  • Ret til indsigelse (artikel 21)
  • Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering (artikel 22)
  • Ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed (artikel 77)

 

I det følgende kan du læse mere om de enkelte rettigheder

Ret til orientering om indsamling m.v. af oplysninger om dig

Hvis du er part i en sag, eller hvis du på anden måde har tilknytning til en sag, som Skive Kommune behandler, så har du med visse undtagelser ret til at blive orienteret, hvis Skive Kommune til brug for sagsbehandlingen indsamler og registrerer personoplysninger om dig.

Hvis Skive Kommune indsamler oplysninger hos dig selv, har du ret til at blive orienteret om følgende forhold:

  1. Identitet på og kontaktoplysninger for den dataansvarlige (Skive Kommune) og dennes eventuelle repræsentant.
  2. Kontaktoplysninger for en eventuel databeskyttelsesrådgiver.
  3. Formålene med den behandling, som personoplysningerne skal bruges til, og retsgrundlaget for behandlingen.
  4. De legitime interesser, som forfølges af Skive Kommune som dataansvarlig eller en tredjemand, hvis behandlingen er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Udover ovennævnte forhold har du i fornødent omfang ret til at blive orienteret om følgende forhold:

  1. Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne.
  2. Det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.
  3. Retten til at anmode Skive Kommune om indsigt i berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende dig som registreret eller ret til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet.
  4. Når en behandling er baseret på et samtykke fra dig retten til at trække samtykket tilbage på ethvert tidspunkt, uden at dette berører lovligheden af behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagetrækning heraf.
  5. Retten til at indgive klage til Datatilsynet, der er tilsyns- og klagemyndighed.
  6. Om meddelelse af personoplysninger er lovpligtigt eller et krav i henhold til en kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, samt om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger.
  7. Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering, og i disse tilfælde som minimum meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for dig.

Hvis Skive Kommune indsamler oplysninger hos andre end dig selv, har du udover ovennævnte forhold ret til at blive orienteret om følgende forhold:

  1. Berørte kategorier af personoplysninger.
  2. Hvilken kilde personoplysningerne hidrører fra, og eventuelt hvorvidt de stammer fra offentligt tilgængelige kilder.

Hvis personoplysningerne indsamles hos dig selv, skal du orienteres på det tidspunkt, hvor oplysningerne indsamles. Hvis personoplysningerne indsamles hos andre end dig, og hvis oplysningerne f.eks. er bestemt til videregivelse til en anden modtager, skal du orienteres, senest når personoplysningerne videregives første gang.

Helt specifikke oplysninger om dig som registreret kan fås hos den afdeling eller enhed, der foretager de enkelte behandlinger. Det vil typisk være den afdeling, der behandler en konkret sag, som du er part i, eller som du på en anden måde har en tilknytning til.

 

Ret til indsigt

Retten til indsigt indebærer for det første, at du som registreret har ret til at se de personoplysninger, Skive Kommune behandler om dig. 

Det vil normalt være oplysninger, der indgår i behandlingen af en konkret sag – f.eks. en ansøgningssag -  eller som i øvrigt er nødvendige for Skive Kommunes virksomhed. Alle sager behandles i dag i et elektronisk sagsbehandlingssystem.

For det andet indebærer retten til indsigt, at du som registreret har ret til at modtage en række oplysninger om den eller de behandlinger, Skive Kommune foretager. Dette vedrører den måde, som Skive Kommune behandler dine personoplysninger på (indsamling, registrering, videregivelse m.v.).

Formålet med indsigtsretten er at give dig mulighed for at se personoplysninger, Skive Kommune behandler om dig, og at skabe mere gennemsigtighed omkring, hvordan Skive Kommune behandler dem.

Du kan på den baggrund kontrollere, at personoplysningerne er korrekte og i øvrigt behandles lovligt.

Du skal selv kontakte Skive Kommune, hvis du ønsker oplyst, om Skive Kommune behandler oplysninger om dig, og hvis du i så fald ønsker indsigt i oplysningerne. 

 

Ret til berigtigelse

Retten til berigtigelse indebærer for det første, at du som registreret har ret til at få urigtige (forkerte) personoplysninger om dig selv rettet.

Herudover har du – under hensyntagen til formålene med en behandling – for det andet ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger. Dette kan bl.a. ske ved, at du fremlægger en supplerende erklæring.

Det skal bemærkes, at Skive Kommune som dataansvarlig selv skal berigtige personoplysninger, hvis Skive Kommune bliver opmærksom på, at de er forkerte. Skive Kommune skal endvidere så vidt muligt sikre sig, at der altid behandles fuldstændige og ajourførte personoplysninger.

Din ret til berigtigelse får derfor praktisk betydning i de tilfælde, hvor du som registreret bliver opmærksom på eller får mistanke om, at der behandles urigtige personoplysninger.

 

Ret til sletning (”retten til at blive glemt”)

Retten til sletning indebærer, at du som registreret – med visse undtagelser – har ret til at få slettet oplysninger om dig selv.

Du har ret til at få dine personoplysninger slettet uden unødig forsinkelse, når bl.a. ét af følgende forhold gør sig gældende:

  1. a) Det er ikke længere nødvendigt for Skive Kommune at have oplysningerne om dig af hensyn til de formål, oplysningerne er indsamlet til.
  2. b) Skive Kommune har baseret sin behandling på et samtykke, du trækker dit samtykke tilbage, og Skive Kommune ikke samtidig har en anden hjemmel til behandlingen.
  3. c) Skive Kommune er forpligtet til at slette oplysningerne som følge af EU-lovgivning eller dansk lovgivning.
  4. d) Skive Kommune er forpligtet til at slette oplysningerne som konsekvens af, at du som registreret udøver din ret til indsigelse (for mere om denne rettighed se længere nede).

 

Ret til begrænsning af behandling

Retten til begrænsning af behandling indebærer, at du som registreret i visse tilfælde har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, således at oplysningerne ikke må underlægges andre behandlinger end opbevaring.

Du har således ret til at få begrænset dine personoplysninger, når ét af følgende forhold gør sig gældende:

1) Du bestrider rigtigheden af personoplysningerne. Skive Kommune skal i dette tilfælde begrænse behandlingen af oplysningerne i perioden indtil, Skive Kommune har haft mulighed for at fastslå, om personoplysningerne er korrekte.

2) Skive Kommune behandler oplysningerne ulovligt, og du modsætter dig sletning af oplysningerne, men anmoder om begrænsning af anvendelsen. Du kan f.eks. foretrække begrænset behandling, hvis du ønsker, at det skal kunne dokumenteres, hvilke oplysninger, der har indgået i behandlingen af en sag.

3) Skive Kommune har ikke længere brug for personoplysningerne til en behandling, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

4) Du har gjort indsigelse mod Skive Kommunes behandling. Skive Kommune skal begrænse behandlingen af oplysningerne i den periode, hvor det kontrolleres, om Skive Kommunes legitime interesser går forud for dine legitime interesser (for mere om denne rettighed længere nede).

Begrænsning af behandling af personoplysninger består i, at Skive Kommune foretager en mærkning af opbevarede personoplysninger med det formål at begrænse fremtidig behandling af disse oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 3.

Hvis Skive Kommunes behandling af personoplysninger er begrænset, må du som nævnt ovenfor – udover at opbevare oplysningerne i Skive Kommunes systemer – som udgangspunkt ikke på anden måde behandle, herunder bruge eller videregive oplysningerne.

Skive Kommune må kun foretage anden behandling end opbevaring, hvis den registrerede har givet sit samtykke til det, eller hvis behandlingen sker med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Skive Kommune må også bruge de begrænsede oplysninger, hvis det er nødvendigt for at beskytte en fysisk eller juridisk persons eller medlemsstats vigtige samfundsinteresser.

Herudover må de begrænsede oplysninger bruges, hvis det er nødvendigt for, at Skive Kommune kan overholde andre forpligtelser efter lovgivningen, herunder f.eks. offentlighedslovens regler om aktindsigt.

Hvis Skive Kommune giver aktindsigt i oplysninger, der er underlagt begrænset behandling, skal Skive Kommune informere den tredjemand, der modtager oplysningerne, om, at disse er underlagt begrænset behandling. Skive Kommune skal tillige fortælle vedkommende, hvad begrundelsen for den begrænsede behandling er.

 

Ret til dataportabilitet

Retten til dataportabilitet indebærer for det første en ret for dig som registreret til at modtage egne personoplysninger, som du har givet til Skive Kommune, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format til personlig brug uden hindring.

For det andet indebærer retten en mulighed for dig til at overføre disse personoplysninger fra Skive Kommune til en anden dataansvarlig. Personoplysningerne skal kunne flyttes, kopieres og overføres fra ét IT-miljø til et andet uden hindring, hvis det er teknisk muligt.

Formålet med retten til dataportabilitet er at give dig en øget kontrol over dine personoplysninger. Dette gælder både, når du ønsker at modtage dine egne personoplysninger, og når du ønsker at overføre dine personoplysninger til en ny dataansvarligs systemer.

Du har ret til at modtage og flytte dine personoplysninger, når følgende to betingelser er opfyldt:

  1. Skive Kommunes behandling af oplysninger om dig foretages automatisk og er baseret på et samtykke eller er nødvendig for at opfylde en kontrakt.
  2. Du som registreret selv har givet Skive Kommune de personoplysninger, Skive Kommune behandler. Du anses for at have givet Skive Kommune oplysningerne, både når oplysningerne er givet direkte til Skive Kommune, og når de er genereret ved brug af elektroniske anordninger, som Skive Kommune er dataansvarlig for.

Du har ikke krav på at modtage oplysninger, der er behandlet gennem f.eks. en analyse eller algoritme, eller som du ikke selv har givet til Skive Kommune. De oplysninger, som ligger til grund for den pågældende analyse eller algoritme, og som kan henføres til dig, vil dog som udgangspunkt være omfattet.

Det bemærkes i øvrigt i den sammenhæng, at retten til dataportabilitet ikke gælder, når behandlingen er nødvendig for udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som Skive Kommune har fået pålagt.

 

Ret til indsigelse

Retten til indsigelse indebærer, at du som registreret til enhver tid har ret til – af grunde, der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.

Dette gælder dog kun i tilfælde, hvor Skive Kommune behandler personoplysninger på ét af følgende behandlingsgrundlag:

  1. a) Behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som Skive Kommune som dataansvarlig har fået pålagt.
  2. b) Behandlingen er nødvendig for, at Skive Kommune som dataansvarlig eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor.

 

Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

Retten indebærer for det første, at du som registreret har ret til ikke at blive underlagt en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling.

For det andet indebærer retten, at du har ret til ikke at blive underlagt en automatisk behandling af personoplysninger, der består i at anvende oplysningerne til at evaluere bestemte personlige forhold vedrørende dig, navnlig for at analysere eller forudsige forhold vedrørende din arbejdsindsats, økonomiske situation, helbred, personlige præferencer, interesser, pålidelighed, adfærd, geografisk position eller bevægelser (profilering – når denne danner grundlag for en automatisk afgørelse).

Retten har i praksis den betydning, at Skive Kommune som udgangspunkt ikke må træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling eller profilering, når afgørelsen eller profileringen har retsvirkninger for eller betydeligt påvirker dig.

En automatisk behandling er, når en behandling sker uden nogen form for menneskelig indgriben. Det vil sige, at der ikke er en fysisk person - f.eks. en sagsbehandler - inde over behandlingen.

Retten gælder som nævnt kun i tilfælde, hvor en afgørelse har retsvirkning for eller betydeligt påvirker en registreret. Eksempler på, at en afgørelse har retsvirkning for eller betydeligt påvirker en registreret kan være, at en registreret får afslag på at rejse over en grænse, at en registreret får afslag på en social ydelse, eller at en registreret får afslag på at tegne en forsikring.

Ved vurderingen af, om en afgørelse betydeligt påvirker en registreret, skal der også lægges vægt på, hvad den registreredes forventninger er til afgørelsen. Derudover kan der lægges vægt på andre ønsker eller specielle sårbarheder hos den registrerede, som gør, at afgørelsen betydeligt vil påvirke vedkommende.

At afgørelsen skal lægge vægt på en evaluering af personlige forhold betyder omvendt, at et system, der udelukkende evaluerer ”hårde” værdier – som det indestående beløb på en bankkonto – og dermed ikke ”bløde” værdier – som en persons interesser – ikke vil være omfattet af rettigheden.

Ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed

Som registreret kan du klage over behandlinger m.v. til Datatilsynet, som er tilsynsmyndighed i forhold til reglerne om databeskyttelse.

Du kan finde oplysninger om Datatilsynet på www.datatilsynet.dk

Her kan du i øvrigt finde oplysninger om lovgivningen m.v.

Hvis du har spørgsmål

Hvis du har spørgsmål om Skive Kommunes behandling af personoplysninger m.v., kan du til enhver tid kontakte Skive Kommune. 

Hvor henter vi oplysninger om dig?

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du for eksempel søger om en ydelse eller service. Men vi beder aldrig om flere oplysninger, end der er behov for i forhold til at behandle din sag.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med en ansøgning om en service eller ydelse.

Hvordan håndterer vi dine data i selvbetjeningsløsninger?

Som udgangspunkt anvender vi den fælles offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit NemID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter. 

Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Hvor længe gemmer vi dine persondata?

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Normalt er slettefristen 5 år efter, at en sag er afsluttet, men det varierer en smule mellem sagsområder.

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven. Så selvom vi ikke længere har data om din sag i systemet, findes sagen i Rigsarkivet. Data slettes først 75 år efter, at sagen er indleveret, men som part kan du søge om lov til at se sagen i Rigsarkivet.

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte fagområder i kommuner. 

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave?

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om god, lovlig og sikker håndtering af persondata. 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, om kommunen håndterer dine persondata korrekt. 

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. 

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte kommunens borgerrådgivere.

Kontakt

Databeskyttelsesrådgiver
Jes Strickertson
Torvegade 10
7800 Skive
Tlf. 99 15 77 66
dbr@skivekommune.dk



Senest opdateret 28.05.2018 09:30 af VNFL